Por qué tu costo de transporte sigue subiendo aunque "todo funcione"
La pregunta equivocada que te está costando millones
En tu empresa, el transporte probablemente se evalúa por una sola pregunta: ¿llegó a tiempo?
Si la respuesta es sí, el proceso se da por bueno. Tema cerrado. Siguiente.
El problema es que esa pregunta deja fuera casi todo lo que realmente define tu costo de transporte: cómo se tomaron las decisiones, qué reglas existen (si es que existen), qué información se usó y cuántas veces resolviste el día a base de urgencias.
Este artículo pone sobre la mesa los factores que normalmente no analizas y que terminan influyendo más en tu costo final que la tarifa que negociaste con tanto esfuerzo.
A lo largo de los siguientes puntos, vamos a revisar aspectos de tu día a día que suelen pasar desapercibidos: la falta de estrategia explícita, la asignación sin reglas claras, la poca trazabilidad, la medición incompleta y la información dispersa. Todos ellos están impactando tu costo, incluso cuando tu operación "funciona".
Si estás a cargo del transporte o de la operación logística y te resulta difícil explicar por qué tu costo sube aun cumpliendo, este análisis te va a resultar muy familiar.
Dimensionando lo que realmente está en juego
En compañías de consumo masivo, distribución y transporte suelen representar entre 6% y 8% de los ingresos, según análisis de Bain & Company en múltiples organizaciones globales.
Ese porcentaje parece manejable hasta que lo llevas a tu realidad:
Si tu empresa factura USD 500 millones: Estás destinando $30-40 millones al año a distribución y transporte.
Si factura USD 1,000 millones: Tu cifra se mueve entre $60-80 millones anuales.
Si factura USD 5,000 millones: Ese gasto fácilmente supera $300 millones.
Con esos tamaños, incluso mejoras modestas empiezan a ser muy relevantes. PwC reporta que empresas con mayor madurez digital en supply chain lograron ahorros anuales cercanos al 7% en costos logísticos.
Hagamos las cuentas para tu caso específico:
Si facturas $1,000 millones y gastas $70 millones en transporte, un ahorro del 7% representa $4.9 millones anuales. Si facturas $500 millones con $35 millones en transporte, el mismo 7% son $2.45 millones al año.
Te damos esta referencia para que dimensiones por qué tu área de transporte merece atención estratégica, no solo operativa.
1. Que muevas carga todos los días no significa que tengas estrategia de transporte
Tu área de transporte cumple todos los días. Producción cambia planes, tu almacén necesita despachar, otras áreas ajustan prioridades… y, aun así, tu carga sale y llega a tiempo.
Eso genera una sensación de control: "estamos operando bien".
El problema es que operar bien no es lo mismo que decidir bien. En la práctica, muchas de tus decisiones de transporte se toman por urgencia, por costumbre o por quién responde primero. Eso resuelve tu día, pero no construye una forma consistente de decidir.
Lo que pasa cuando no tienes estrategia clara:
- La misma ruta se asigna distinto según la persona o el momento
- Las urgencias se vuelven normales en tu operación
- Tu costo empieza a variar sin que nadie pueda explicarlo con claridad
Esto no es solo una percepción interna. El Logistics Performance Index (LPI) del Banco Mundial muestra que, en América Latina, el desempeño logístico sigue siendo bajo en varios componentes clave (infraestructura, servicios, confiabilidad), incluso con alto movimiento diario de carga.
Es decir: mover volumen no te garantiza eficiencia ni control estratégico.
Qué significa realmente tener estrategia de transporte
Tener una estrategia de transporte, en términos simples, significa que puedes responder con claridad:
- Qué priorizas cuando hay conflicto (precio vs disponibilidad vs confiabilidad)
- Cómo asignas una ruta cuando tienes varias opciones (¿primero al más barato? ¿al más confiable? ¿al que responde más rápido?)
- Por qué una decisión fue la correcta, incluso semanas después cuando te la cuestionan
Cuando esas respuestas no existen, tu operación funciona… pero tu costo se filtra por el proceso.
2. Tu costo real va mucho más allá de la tarifa que negociaste
Cuando hablas de costo de transporte, casi siempre la conversación se centra en la tarifa: cuánto te cuesta mover una unidad de un punto a otro. Pero en la práctica, la tarifa es solo una parte de tu costo total.
En empresas con alto volumen, gran parte de tu gasto se genera en todo lo que rodea a la asignación: urgencias de último momento, cambios de plan, tiempos muertos esperando confirmaciones, reprocesos y ajustes internos para cumplir fechas.
Esto no es solo una percepción operativa. Estudios del BID muestran que en América Latina los costos logísticos representan entre 16% y 26% del PIB, muy por encima del promedio de países OCDE (alrededor del 9%). Esa brecha no se explica solo por tarifas, sino por ineficiencias estructurales y operativas.
Además, datos de UNCTAD evidencian que las economías en desarrollo realizan casi el doble de esfuerzo logístico por cada dólar de comercio que las economías desarrolladas. En términos simples: trabajas más para mover el mismo valor, lo que incrementa costos que no aparecen en tu contrato de transporte.
Los costos invisibles que estás pagando:
- Horas de tu equipo dedicadas a resolver excepciones
- Viajes reasignados por falta de respuesta oportuna
- Sobrecostos por urgencias recurrentes que se volvieron "normales"
- Impactos en tu inventario cuando los tiempos se vuelven impredecibles
Nada de esto suele contabilizarse como "tarifa", pero todo termina inflando tu costo final.
Acá te dejamos un ejemplo numérico:
Caso empresa de consumo, $500M facturación anual:
- Gasto anual en transporte: $35 millones
- Coordinadores dedicados: 8 personas
- Tiempo promedio por asignación manual: 2.5 horas
- Viajes gestionados al año: ~12,000
Costos ocultos identificados:
- Sobrecosto por urgencias (15% de viajes): $525K anuales
- Tiempo de coordinación manual: $280K anuales (salarios + productividad)
- Reasignaciones por falta de respuesta: $180K anuales
- Total costo oculto: $985K anuales (~2.8% del gasto en transporte)
Después de implementar una estrategia estructurada:
- Reducción de urgencias a 5%: ahorro de $350K
- Automatización reduce tiempo 70%: ahorro de $196K
- Mejora en confirmación primera consulta: ahorro de $126K
- Ahorro total anual: $672K (68% del costo oculto)
Por eso, cuando sientes que "negocias bien" pero tu gasto sigue creciendo, muchas veces el problema no está en el precio por viaje, sino en cómo gestionas el proceso que lleva a ese viaje.
3. Asignar sin reglas claras hace que la urgencia defina tu costo
En tu operación, probablemente la asignación de transporte no sigue un criterio formal. Sigue el ritmo del día. Cambios de producción, ajustes de inventario, movimientos internos de fechas y compromisos que no puedes romper te empujan a decidir rápido.
Cuando no tienes reglas claras, la urgencia se vuelve tu principal factor de decisión. No porque tu equipo lo prefiera, sino porque no tienen otra referencia común. Cada solicitud se resuelve como un caso aislado.
El efecto acumulativo que no ves
Ese patrón tiene un efecto que se acumula:
- La misma ruta se asigna de formas distintas según el momento o la persona
- Tu costo empieza a variar sin una explicación clara
- Tus decisiones se vuelven difíciles de justificar y casi imposibles de auditar
Este contexto es especialmente relevante en América Latina, donde los tiempos de entrega suelen ser más largos y variables que en economías desarrolladas. Estudios comparativos muestran plazos promedio de 3 a 7 días frente a 1 a 3 días en mercados más maduros, lo que incrementa la frecuencia de decisiones urgentes en tu transporte terrestre.
A esto se suman disrupciones recurrentes en rutas y cadenas logísticas globales. Informes de UNCTAD documentan aumentos significativos de costos cuando haces asignaciones de forma reactiva, sin criterios previos definidos.
Sin reglas explícitas, tu operación se sostiene a base de esfuerzo humano. Tu costo se absorbe en sobreprecios, reprocesos y urgencias normalizadas. Con el tiempo, ese costo deja de verse como una excepción y pasa a formar parte de tu día a día.
Definir reglas de asignación no elimina tu presión operativa, pero reduce el costo de decidir bajo presión todos los días.
4. Evaluar proveedores sin considerar tarifa, servicio Y disponibilidad eleva tu costo
En tu empresa, probablemente la evaluación de proveedores de transporte ocurre en momentos distintos y con lógicas distintas. Negocias tarifa una vez al año. Gestionas disponibilidad en el día a día. Revisas servicio cuando algo falla.
El problema es que tu asignación real ocurre en el cruce de esas tres variables, no en una sola.
La realidad que estás viviendo
Un proveedor puede tener una tarifa competitiva y, aun así, generarte sobrecostos si no responde cuando lo necesitas. Otro puede cumplir siempre, pero estar saturado justo en tus picos de demanda. En ambos casos, tu costo no aparece en el contrato, aparece después, cuando tu operación tiene que resolver con urgencia.
Por eso, los indicadores logísticos internacionales separan dimensiones como puntualidad, calidad del servicio, seguimiento y competencia. El Logistics Performance Index (LPI) del Banco Mundial mide el desempeño como un sistema, no como un precio aislado.
En América Latina, la variabilidad en servicio y disponibilidad entre proveedores es uno de los factores que explica por qué tus costos de transporte son más altos que en economías desarrolladas. Evaluar solo la tarifa deja fuera esa realidad operativa.
Lo que pasa cuando no evalúas integralmente
Cuando tarifa, servicio y disponibilidad no se miran juntas, tu operación termina compensando:
- Reasignas viajes de último momento
- Aceptas sobreprecios "justificados por urgencia"
- Normalizas decisiones que encarecen tu día a día
Una evaluación integral no busca complejidad, busca reducir tu improvisación.
5. Sin trazabilidad, no entiendes cómo ni por qué se toman tus decisiones
En tu operación de transporte, el resultado es visible, pero tu proceso no lo es.
Semanas después de una asignación, es difícil que respondas preguntas básicas: a cuántos proveedores consultaste, quién respondió, en qué orden, con qué condiciones y por qué elegiste una opción sobre otra. La decisión ocurrió, pero no dejó rastro claro.
El impacto directo en tu operación
Esa falta de trazabilidad te afecta directamente:
- Sin registro del proceso, no puedes auditar decisiones
- No puedes detectar patrones ni corregir sesgos
- Tu aprendizaje se pierde
- Cada día vuelves a empezar desde cero
La trazabilidad es reconocida como un factor crítico de control y confianza en las cadenas de suministro. Estudios del MIT y organismos internacionales muestran que, cuando no puedes verificar información de transporte y decisiones intermedias, tus costos implícitos aumentan por reprocesos, sobreprecios y falta de transparencia.
En la práctica, muchos de tus esfuerzos de visibilidad se concentran en saber dónde está el vehículo, pero no en cómo decidiste que ese vehículo fuera el elegido. Iniciativas en la región muestran avances parciales en monitoreo, mientras la trazabilidad del proceso de asignación sigue siendo limitada.
Lo que pierdes cuando no tienes trazabilidad:
- Tus decisiones no se pueden explicar con datos
- Los errores se repiten
- La mejora continua se vuelve difícil o imposible
Hacer trazable tu proceso no es burocracia, significa que puedas responder, con claridad, por qué decidiste como decidiste. Y eso realmente cambia tus resultados.
6. Medir solo resultados finales te impide mejorar tu costo
En tu empresa, probablemente el transporte se mide por resultados finales: gasto total, viajes completados, cumplimiento de entregas. Son métricas necesarias, pero te dicen poco sobre por qué llegaste a ese resultado.
Cuando solo miras el cierre del mes, pierdes visibilidad sobre lo que pasó antes: cuántas veces reasignaste un viaje, cuántas decisiones tomaste bajo urgencia, cuánto tiempo perdiste esperando respuestas o corrigiendo información. Ahí es donde tu costo empieza a crecer sin control.
Por qué este enfoque te limita
Consultoras especializadas en supply chain han señalado que este enfoque limita tu capacidad de mejora en entornos volátiles. Tu operación enfrenta disrupciones constantes y cambios frecuentes, mientras tus métricas finales asumen que el proceso fue estable.
Cuando no mides tu proceso:
- Los mismos problemas se repiten
- Las urgencias se normalizan en tu cultura
- Las decisiones costosas no se identifican a tiempo
Medir tu proceso te permite entender dónde tomas las decisiones que más influyen en tu costo.
7. Operar con información dispersa te impide tomar mejores decisiones
En tu operación de transporte, la información sí existe. El problema es que está repartida.
Parte está en correos, parte en mensajes de WhatsApp, parte en archivos distintos y parte en reportes que no se relacionan entre sí. Cada decisión la tomas con una vista parcial de tu realidad.
El efecto en tus decisiones diarias
Cuando tu información está dispersa, tu equipo decide con lo que tiene a mano en ese momento. No con la mejor información posible. Eso afecta la consistencia de tus decisiones y te vuelve difícil anticiparte.
Organismos como UNCTAD y el Banco Mundial han mostrado que, en América Latina, aunque existen datos de comercio y transporte, la fragmentación limita su uso para tus decisiones operativas y estratégicas. La información está disponible, pero no es accionable.
Este escenario tiene efectos claros en tu día a día:
- Repites preguntas que ya resolviste antes
- Pierdes oportunidades de comparar decisiones similares
- Tu operación depende más de memoria que de datos
La falta de información integrada frena tu aprendizaje.
Sin una visión unificada de tu proceso, cada día resuelves como si fuera el primero.
8. Qué cambia cuando gestionas tu transporte como función estratégica
Cuando gestionas tu transporte de forma estratégica, tus decisiones dejan de depender del momento y empiezan a responder a criterios claros. Tu operación sigue siendo exigente, pero se vuelve predecible.
Los cambios concretos que experimentas:
- Tu asignación se apoya en reglas conocidas por todos
- Las urgencias se identifican como excepciones, no como rutina
- Tu equipo puede explicar por qué una decisión fue correcta sin depender de la memoria de alguien
A nivel país y sector, los mejores desempeños logísticos están asociados a planificación, uso de datos y coordinación entre actores. Organismos como el BID y la OCDE muestran que priorizar la gestión estratégica y la transformación digital del transporte mejora la eficiencia y reduce riesgos operativos.
El impacto cuantificable de la gestión estratégica
Caso real - Empresa de manufactura, $1,000M facturación:
Situación inicial:
- Gasto anual en transporte: $70 millones
- Sin estrategia documentada
- Asignación por urgencia en 40% de casos
- 5 coordinadores saturados
Después de 12 meses con estrategia:
- Reducción de asignaciones urgentes de 40% a 12%
- Ahorro directo por mejores decisiones: $2.1M (3% del gasto)
- Reducción de tiempo de coordinación: 60%
- Liberación de 2 FTE para actividades estratégicas
- Mejora en cumplimiento de ventanas: +15%
- ROI de la iniciativa: 8.5x en año 1
En la práctica, el mayor cambio no es tecnológico sino cultural: pasas de resolver viajes a tomar decisiones.
Cuando entiendes tu transporte así, tu costo deja de sorprenderte. Empieza a explicarse. Y lo que puedes explicar, puedes mejorar.
Tu siguiente paso: diagnóstico estratégico gratuito
Si estos puntos reflejan parte de tu operación diaria, es probable que tengas margen significativo para mejorar cómo tomas tus decisiones de asignación de transporte.
Desde Trebu podemos acompañarte con una consultoría gratuita, orientada a:
- Revisar tu matriz de asignación actual (si es que tienes una)
- Definir los criterios estratégicos con los que podrías empezar si aún no la tienes
- Identificar oportunidades de automatización en tu proceso actual
- Proyectar el ahorro potencial para tu operación
Si estás interesado en recibir la consultoría, agenda aquí.
La diferencia entre una operación que "funciona" y una que realmente optimiza costos no es el volumen que mueves. Es la claridad con la que tomas cada decisión.
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