Construye tu estrategia de transporte: de la improvisación a la optimización

El problema sobre el que nadie habla

Hablemos sobre cómo funciona realmente la asignación de transporte en la mayoría de las empresas logísticas:

7:00 AM - Llegan solicitudes de clientes por WhatsApp, correo y llamadas 8:00 AM - El coordinador empieza a contactar transportistas uno por uno 9:30 AM - Sigue esperando respuestas mientras llegan más solicitudes 11:00 AM - Algunas unidades confirmadas, otras aún sin cubrir 2:00 PM - Presión por viajes urgentes sin asignar, se repite el ciclo

Este proceso se repite todos los días, consume horas de trabajo manual, genera estrés operativo constante, y nadie tiene visibilidad real de qué está pasando hasta que todo ya pasó.

Los directivos ven que "los viajes salieron", pero no ven:

• Cuántas horas de trabajo manual consumió cada asignación
• Cuántas solicitudes quedaron sin respuesta óptima
• Qué proveedores nunca respondieron
• Dónde están los cuellos de botella reales del proceso

Por qué los TMS tradicionales no resuelven esto

Muchas empresas ya tienen un TMS (Transportation Management System). Entonces, ¿por qué el proceso sigue siendo tan manual y caótico?

Razón 1: El TMS registra, no coordina Tu TMS es excelente para registrar el resultado final: "Viaje X asignado a Proveedor Y". Pero no te ayuda con la coordinación previa: contactar proveedores, esperar respuestas, gestionar disponibilidad en tiempo real.

Razón 2: Los transportistas no usan el portal Tu TMS tiene un portal hermoso para que proveedores publiquen disponibilidad. El problema: solo el 10-20% realmente lo usa. El resto sigue respondiendo por WhatsApp porque es más rápido para ellos.

Razón 3: La información llega por múltiples canales Las solicitudes de clientes llegan por WhatsApp, correo, portales web, y llamadas. El TMS no captura nada de esto automáticamente. Alguien tiene que copiarlo manualmente.

El resultado: Tienes un sistema robusto que solo refleja una fracción de lo que realmente sucede en la operación diaria.

Cómo Trebu llena el gap que tu TMS no puede cubrir

Tu TMS es excelente para registrar resultados finales. Trebu automatiza la coordinación previa que ocurre en WhatsApp y correo, donde realmente se toman las decisiones.

Lo que Trebu hace en tu operación

Captura automática desde canales informales: 

Cuando tus clientes te envían solicitudes por WhatsApp o correo, Trebu las lee automáticamente, interpreta el contenido en lenguaje natural (como lo haría tu analista), extrae los datos clave y los envía estructurados a tu TMS o Excel. Eliminas errores de transcripción y reduces tiempo de captura en 70-80%.

Búsqueda automatizada con tus proveedores: 

En lugar de que tu coordinador contacte manualmente a 10-15 transportistas esperando respuestas que llegan a diferentes horas, Trebu contacta automáticamente a los proveedores correctos según tu ruta y tipo de unidad, gestiona las respuestas conforme llegan, aplica tus reglas de priorización (precio, confiabilidad, ranking), y te presenta opciones consolidadas. Reduces tiempo de asignación de 2-3 horas a 15-30 minutos.

Inteligencia operativa que genera aprendizaje: 

Trebu registra todas las interacciones: quién contactaste, quién respondió, en qué tiempos, qué disponibilidad ofreció. Te genera dashboards con performance real de proveedores por ruta, métricas de eficiencia de tu proceso, y alertas de viajes pendientes. Negocias tarifas con evidencia concreta, identificas proveedores problemáticos antes de que fallen.

Por qué funciona en Latinoamérica

Trebu está diseñado para tu realidad: comunicación con transportistas por WhatsApp, proveedores altamente fragmentados, disponibilidad que cambia minuto a minuto, y transportistas que no adoptan apps corporativas.

Trebu automatiza la coordinación en el canal donde ya trabajan tus proveedores, sin intentar cambiar cómo se comunican. Trabaja con la realidad del mercado, no contra ella.

¿Cómo cambia tu proceso de asignación? 

Antes: Operación reactiva

• Solicitudes llegan → alguien las copia al sistema → empieza búsqueda manual
• Coordinador contacta proveedores uno a uno → espera respuestas → repite
• Decisión basada en quién respondió primero o intuición del coordinador
• Cero visibilidad hasta que todo terminó
• Imposible auditar o mejorar el proceso

Con Trebu: Operación proactiva

• Solicitudes capturadas automáticamente desde cualquier canal
• Búsqueda automatizada contacta múltiples proveedores simultáneamente
• Decisión basada en datos: precio, confiabilidad, tiempos de respuesta históricos
• Visibilidad en tiempo real de solicitudes pendientes y respuestas recibidas
• Métricas continuas que identifican oportunidades de optimización

El cambio fundamental: De coordinadores saturados manejando crisis continuas, a coordinadores que gestionan excepciones mientras la tecnología maneja lo rutinario.

¿Cómo calculas el ROI?

Reducción de costos operativos

Tiempo de coordinación: De 2-3 horas por viaje a 15-30 minutos

• Para un coordinador que gestiona 20 viajes/día: ahorro de ~25 horas/semana
• Costo anual por coordinador: ~$50K en salario + prestaciones
• Ahorro potencial: 60-70% del tiempo puede redirigirse a actividades de mayor valor

Errores de transcripción: Reducción del 90%

• Según estudios de operaciones logísticas, errores de captura manual causan 5-8% de viajes con problemas
• Costo promedio de error (reenvíos, reclamaciones): $200-500 por incidente
• Ahorro estimado: $20K-40K anuales en empresa mediana

Mejora en negociación con proveedores

Evidencia para renegociar tarifas:

• Datos históricos de volumen real movido (no estimados)
• Métricas de confiabilidad y tiempos de respuesta
• Identificación de proveedores que prometen capacidad que no entregan

Caso real: Un 3PL en México renegociaba con un proveedor que afirmaba garantizar 50 unidades mensuales. Con datos estructurados descubrieron que realmente entregaba solo 12 unidades. Ajustaron la tarifa acorde al volumen real. Ahorro anual: $180K.

Optimización de red de proveedores

Identificación de gaps:

• Rutas donde tienes exceso de demanda vs oferta limitada
• Proveedores confiables vs problemáticos por corredor específico
• Oportunidades de consolidación con proveedores de mayor capacidad

Impacto medible: Empresas que optimizan su red basándose en datos reales típicamente logran 8-12% de reducción en costos de transporte en 12-18 meses.

Por qué las empresas que esperan pierden ventaja

En mercados competitivos como el transporte en México, la diferencia entre líderes y seguidores no es el tamaño de la flota o el número de clientes. Es la velocidad y calidad de las decisiones operativas.

Cuando tu competencia puede:

• Confirmar disponibilidad en 30 minutos vs tus 3 horas
• Ofrecer tarifas optimizadas basadas en datos vs intuición
• Responder a clientes con certeza vs "déjame checar y te confirmo"

No estás compitiendo en igualdad de condiciones.

La tecnología necesaria existe, está probada, y cada día que esperas, tu competencia avanza mientras tú sigues operando manualmente.

En conclusión…

El mercado de transporte en Latinoamérica está evolucionando rápidamente. Los ganadores serán quienes combinen:

• Agilidad operativa (respuesta rápida en canales informales)
• Control y seguridad (políticas documentadas y compliance)
• Inteligencia basada en datos (decisiones respaldadas por evidencia)

Ya no puedes elegir solo uno o dos. Necesitas los tres.

La tecnología para lograrlo existe y está probada por empresas que ya están viendo resultados medibles. La única pregunta es: ¿vas a liderar este cambio en tu mercado, o vas a reaccionar cuando tu competencia ya tenga ventaja?

Tu decisión de hoy define tu posición competitiva de mañana.

Tu siguiente paso

No puedes construir una estrategia de transporte de la noche a la mañana. Pero sí puedes empezar hoy a entender dónde están tus mayores oportunidades de mejora.

Agenda una consultoría gratuita con Trebu, en donde:

1. Revisaremos tu proceso actual completo de asignación
2. Analizaremos oportunidades específicas de automatización
3. Calcularemos el ROI esperado para tu caso específico

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